Opruimtips voor digitale bestanden
Als creatieve generalist heb je door je vele interesses waarschijnlijk veel verschillende digitale bestanden. Als je deze niet goed ordent en duidelijke namen geeft, wordt het steeds lastiger om het juiste bestand terug te vinden als je het nodig hebt. Daarom geef ik je in dit artikel een aantal tips voor het opruimen van je digitale bestanden.
Waarom digitale bestanden opruimen?
Digitale bestanden opruimen doe je om ruimte te vrij te maken en meer overzicht te krijgen. Het doel is de informatie die je nodig hebt snel terug kunnen vinden.
Het maakt niet uit waar je je bestanden opslaat. Of dit nu op je pc, op een of meerdere externe harde schijven of in de cloud. Je wilt een duidelijke mappenstructuur waarin je snel dingen terug kunt vinden.
Zelf doe ik een keer per jaar een onderhoudsbeurt waarbij ik al mijn bestanden opruim. Ik bewaar mijn bestanden op Google Drive. Door deze elk jaar op te schonen, blijven de bestanden up to date. Bestanden die ik niet regelmatig gebruik maar wel wil bewaren, gaan dan naar de externe harde schijf.
Starten met het opruimen van je digitale bestanden
Is je huidige structuur chaotisch of heb je zelfs helemaal geen structuur, dan is het handig om te beginnen met een papieren overzicht. Teken een mappenstructuur uit die overzichtelijk is en waarvan je weet dat die voor jou zal werken.
Begin met een of twee hoofdmappen, bijvoorbeeld werk een privé. Deze mappen verdeel je onder in verschillende submappen. Onder privé zet je dan bijvoorbeeld mappen met foto’s, huishouden en gezondheid. Maar je kunt er ook voor kiezen om per gezinslid een map te maken.
Hoe maak je een goede mappenstructuur?
Kijk bij het maken van een mappenstructuur naar het soort bestanden dat je hebt. Bedenk waar je een bestand zou zoeken als je het nodig hebt. Door het eerst op papier uit te tekenen, krijg je een idee of het werkbaar is.
Zelf vind ik het heel prettig om submappen onder te verderlen in jaar, vooral bij foto’s. Maar als je dat niet prettig vindt, werkt een indeling op onderwerp ook heel goed. Het gaat erom dat je doet wat voor jou logisch en handig is.
Computerbestanden organiseren
Als je mappenstructuur op papier naar je zin is, maak je deze mappen aan in je computer. Daarna bekijk je al je bestanden. Verwijder de bestanden die je niet wilt bewaren. Wat je wel wilt bewaren verplaats je naar de juiste map. Als je er tijdens dit proces achter komt dat je toch nog meer mappen nodig hebt, dan maak je die aan. Zorg er wel voor dat de structuur logisch blijft. Probeer geen mappen aan te maken met namen als overig of divers. Dit worden vaak dumpplekken voor allerlei bestanden en maakt het moeilijker om iets snel terug te vinden.
Het organiseren van computerbestanden kan veel tijd in beslag nemen. Bij mij was de externe harde schijf opruimen een gigantische klus. Is dat bij jou ook het geval, doe het dan in stukjes. Plan bijvoorbeeld elke week een of twee uur in om eraan te werken.
Ruim je digitale bestanden regelmatig op
Wil je je bestanden overzichtelijk houden, en voorkomen dat je opslagruimte vol loopt met bestanden die je niet meer gebruikt? Dan raad ik je aan om een keer per jaar zo’n opruimactie te houden. Die van mij heb ik meteen ingepland in Notion en het de datum van een jaar later mee te geven. Zo krijg ik de taak vanzelf weer onder ogen als het jaar voorbij is.
